Evrak tarama işlemi, yazıcıdan gerçekleştirilen bir işlemdir. Taranacak belge cihaza yerleştirilir. Daha sonra bilgisayar bağlantısı kullanılarak taranır. Bilgisayarlarda kullanılan birçok farklı cihaz vardır. Yazıcı, her işyerindeki cihazlardan biridir. Yazıcının birçok işlevi vardır. Baskı için özel olarak kullanılan belgeleri işleyebilen bir cihazdır. İnsanlar ayrıca belgelerin nasıl taranacağını ve bir bilgisayara nasıl aktarılacağını da öğrenebilirler. Belge taraması yazıcı üzerinden de yapılabilir. Öncelikle taranacak belge yazıcı aygıtına yerleştirilmelidir. Yazıcı üzerindeki tara düğmesine basılarak evrak tarama işlemi başlatılır. Yazıcı hangi bilgisayara veya bilgisayara bağlı olursa olsun, taranan belgeler bilgisayara aktarılacaktır. Taranan belge bilgisayara pdf dosyası olarak kaydedilir. İnsanlar belgeyi tarayabilir ve yazarak zaman kaybetmeden bilgisayarlarına kaydedebilir. Kaydedilen dosyalar e-posta veya diğer iletişim yöntemleri ile kişilere gönderilebilir.
Yazıcıdan Tarama İşlemi Nasıl Yapılır?
Yazıcı, yazma ve tarama işlevlerine sahip bir aygıttır. Kişiler öncelikle taranacak belgeleri hazırlamalı ve cihaza yerleştirmelidir. Yazıcıya yerleştirilen belge, yapılacak işlem ile taranabilir. Genellikle yazıcı aygıtında bir tarama düğmesi bulunur. Belgeyi yerleştirdikten sonra tarama düğmesine basarak taramaya başlayabilirsiniz. Tarama olup olmadığını kontrol etmek için bilgisayar üzerinden gerekli kontrolü sağlayın. Genellikle, tarama tamamlandığında bilgisayar bir uyarı verir. Uyarıya göre taranan dosya bilgisayara aktarılır.
Belgeleriniz dijital ortama aktarıldıktan sonra, karşılıklı olarak depolama ortamına, belgeleri indekslemek için gerekli yazılım ve araçlara karar verildikten sonra dosyalarınız kontrol edilecek ve klasörler sıralanacaktır. Klasördeki tüm belgeler, ataş ve zımba olmadan gruplar halinde çıkarılır. Boyut, kâğıt türü ve belge türü gibi özellikleri değerlendirerek uygun ekipmanı tarayın ve dosya boyutunu ve kalitesini optimize ederek gerekli dosya biçimine dönüştürün. Son olarak, bir dizin oluşturmak için gerekli anahtar sözcükler kullanılarak dijital olarak arşivlenir.
Arşiv yönetimi nedir hakkında detaylı bilgi almak için tıklayınız…
